Ziele und inhaltliche Kriterien für den Publikationsserver der RWTH Aachen

Der zentrale Publikationsserver der RWTH Aachen bietet allen Angehörigen der Hochschule organisatorisch und technisch die Möglichkeit, wissenschaftliche oder wissenschaftlich relevante Dokumente elektronisch zu publizieren. Er wird von der Hochschulbibliothek unterhalten, die diese Dokumente für Wissenschaft, Forschung und Lehre im Internet unter Wahrung von Qualitätsstandards bereitstellt. Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet. Beim Betrieb und der Weiterentwicklung des Institutional Repository werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation e.V. oder der Open Archives Initiative (OAI) eingehalten.

Der Sammelauftrag der Hochschulbibliothek der RWTH Aachen für elektronische Dokumente

Der Sammelauftrag der Hochschulbibliothek umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Angehörige der RWTH Aachen veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Die Urheberrechte der Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Publikationsserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftler der RWTH Aachen aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich – eventuell nach einer Sperrfrist – auf dem Dokumentenserver zu veröffentlichen (Sekundärpublikation). Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente.

Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff »elektronisches Dokument« wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Künftig wird angestrebt, den Begriff auf multimediale Dokumente, die Audio- und Video-Sequenzen enthalten, zu erweitern.
Ein über den Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
• Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Die endgültig publizierten Dokumente können nicht verändert bzw. gelöscht werden. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
• Es entspricht den von der Hochschulbibliothek der RWTH Aachen vorgegebenen technischen Parametern.

Elektronische Dokumente, die über den Publikationsserver veröffentlicht und verbreitet werden

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Publikationsserver verbreitet:

1. aktuelle Publikationen sowie Kopien bereits veröffentlichter Publikationen von Angehörigen der RWTH Aachen mit wissenschaftlichen Inhalten,
2. Publikationsreihen der RWTH Aachen,
3. durch Angehörige der RWTH Aachen herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte und Zeitschriften (E-Journals),
4. Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen),
5. Publikationen und Publikationsreihen von mit der RWTH Aachen assoziierten Einrichtungen und Personen,
6. Abschlussarbeiten von Studierenden der RWTH Aachen wie Diplom-, Examens-, Magister- oder Masterarbeiten.

Technische Besonderheiten des Publikationsservers

• Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben.
• Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten sowie über regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Suchmaschinen und OAI-Service Provider (z.B. Open Archives Initiative) möglich.
• Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt und weiterentwickelt.
• Die Archivierungsdauer der Dokumente hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab (mindestens 6 Jahre).

Organisatorische Regelungen

• Der Publikationsserver wird von der Hochschulbibliothek der RWTH Aachen betrieben.
• Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der RWTH Aachen und Angehörige von mit der RWTH Aachen assoziierten Einrichtungen kostenfrei.
• Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den Publikationsserver erfolgt durch die Autoren über ein Online-Formular. Sie beschreiben die Dokumente mit Hilfe von Metadaten und erschließen sie inhaltlich durch Vergabe von deutschen und/oder englischen Schlagworten und Zuordnung von Klassifizierungcodes (z.B. DDC).
• Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeitern der Hochschulbibliothek der RWTH Aachen nach Absprache betreut oder durchgeführt.
• Ansprechpartner für alle den Publikationsserver betreffenden Fragen ist:
  Dr. Roland Rappmann
  Hochschulbibliothek der RWTH Aachen
  Templergraben 61
  52062 Aachen
  Tel.: 0241/80-94471